国内高校校园一卡通系统建设和运行的成本以及收益分析

文章出处：http://www.nexussmartsolutions.com 作者：佟秋利,蒋东兴 人气： 发表时间：2010年06月24日

在校园一卡通兴起之初,由于实施项目的多为容易获得银行投资的知名高校,因此项目多采取银行投资、集成商建设、学校运行的运作模式。随着校园一卡通在高校中应用的推广,越来越多的高校希望通过实施校园一卡通来提高学校的管理、服务水平,方便学校师生员工的日常工作、学习和生活。但是,并不是所有高校都能够从银行获得投资。

同时,一些校园一卡通已经运行较长时间的高校,一方面受到设备老化、故障频发引起的系统运行不稳定以及运行维护资金短缺的困扰,另一方面也希望解决在运行中发现的系统设计问题并通过扩展系统来满足新的管理需求,陆续开始筹备校园一卡通“二期”项目的建设。在这种背景下,单纯依靠银行投资已经难以满足迅速增长的高校校园一卡通的建设和运行的资金需求,需要寻找一种可持续的发展模式。

本文首先介绍校园一卡通系统的一般构成和信息化项目成本收益分析的概念与方法,然后着重分析高校校园一卡通建设和运行的成本和收益, 最后给出分析示例。

一、校园一卡通系统的一般构成

校园一卡通系统一般包括卡片、网络平台、服务器与存储系统、软件系统、硬件机具等5部分。在卡片方面,校园一卡通系统多采用非接触式逻辑加密卡(M1 卡)或CPU 卡。M1 卡具有成本低和应用成熟的优点,但保密性较差。

在网络平台方面,校园一卡通系统多采用校园网、卡专网和485网络相结合或校园网和485 网络相结合的模式。前者需要更多投资,后者提供的网络环境更稳定。

在服务器与存储系统方面,校园一卡通系统多采用双机热备的核心数据库服务器与核心存储设备连接。此外,还会配置若干台数据库服务器、应用服务器、Web服务器、备份服务器、镜像服务器、前置机等。校园一卡通软件系统包括一卡通中心平台、一卡通应用平台、数字校园接口和一卡通服务平台。一卡通中心平台是校园一卡通软件系统的核心。一卡通应用平台是校园一卡通软件系统的主体,包括身份认证和消费两类应用系统。数字校园接口是连接校园一卡通软件系统和数字校园各类系统的纽带。一卡通服务平台向持卡人、商户和学校各级领导提供自助办理业务、查询各类信息和统计报表的服务,是校园一卡通软件系统中的对外服务窗口。

校园一卡通系统中的硬件机具多数与一卡通应用平台中的应用系统相关。由于校园一卡通系统长期以来都是以硬件为核心的,因此高校一旦选定了集成商,则只能采用其提供的硬件机具。随着市场的发展和技术的成熟,校园一卡通系统的核心逐步转变为软件和应用,这使高校在选择硬件机具方面更为灵活。

二、信息化项目的成本收益分析

有关信息化项目成本和收益分析的研究,国内外都还处于起步阶段,尚未形成公认的、较为成熟的理论、方法和指导原则。目前,在研究领域和工业界获得公认的事实是,相对信息化项目的收益,信息化项目的成本一般比较明确。而且,由于信息化项目通常都具有外部效应,因此在分析信息化项目的成本和收益时必须考虑其外部效应。

(一)信息化项目的成本分析

有关成本的定义很多。在经济学中,成本是指从事一项投资计划所消耗的全部实有资源的总和。美国会计学会所属的“成本与标准委员会”将成本定义为“为达到特定目的而发生或未发生的价值牺牲,它可用货币单位加以衡量”。

信息化项目的成本可以按照成本的性质分为显性成本和隐性成本,或者按照项目周期分为准备阶段的成本、实施阶段的成本和维护阶段的成本。下面先从显性成本和隐性成本的角度,再按照准备、实施和维护阶段讨论。

显性成本也称硬性成本或有形成本,是指可以事先进行预算的、在信息化过程中发生的费用,它可以被精确量化。隐性成本也称软性成本或无形成本,经济学中的隐性成本是指隐藏于经济组织总成本之中的、游离于财务审计监督之外的成本,它很难或者不能够被量化。信息化项目的显性成本通常包括为获得项目所需的硬件设备、软件系统和咨询服务而支付的费用以及在项目实施、维护和培训过程中支付的费用。相对显性成本,隐性成本不仅难以量化,而且通常结构错综复杂。有观点认为,信息化项目的隐性成本包括变革成本、先动成本、风险成本、副作用成本、锁定成本、寻租成本和机会成本等。

在准备阶段,信息化项目的成本主要包括硬件成本、软件成本、咨询服务成本和组织变革成本等。在实施阶段,信息化项目的成本主要包括软件二次开发成本、人员培训成本、软件实施成本以及相关的管理变革成本等。其中,软件的实施成本包括支付给厂商的服务费用和组织内部工作人员的人力成本。在维护阶段,信息化项目的成本主要包括软、硬件的后期维护成本和维护人员的工资等。信息化项目在维护阶段的成本与前两个阶段投入的成本有很大的关系。如果前两个阶段的工作做得比较好,那么维护阶段的成本会相对较小。

(二)信息化项目的收益分析

收益的概念最早出现在经济学中。亚当·斯密在《国富论》中,将收益定义为“那部分不侵蚀资本的可予消费的数额”,把收益看作是财富的增加。20 世纪初期,美国著名经济学家欧文·费雪( Irving Fisher)首先从收益的表现形式上分析了收益的概念,提出了3 种不同形态的收益:精神收益、实际收益和货币收益。在会计学中,收益也称会计收益,是指来自企业期间交易的已实现收入和相应费用之间的差额,即产出价值超过投入价值的差额。

信息化项目的收益也可以按照收益的性质分为显性收益和隐性收益。显性收益也称有形收益,它容易被量化,包括组织效率的提高、成本的降低、效益的增加和竞争能力的增强等。隐性收益也称无形收益,它难以被量化,包括产品质量的提高、产品的多样化、组织运行方式的转变和客户价值的增加等。由于信息化项目一般具有一定外部性,因此在分析其收益、尤其是隐性收益时,应当考虑项目客户和用户之外的其他相关主体的收益。

信息化项目的收益需要在使用过程中才能体现出来,而且多产生在项目实施以后、甚至是项目实施以后相当长一段时间内。根据项目性质的不同,项目收益的体现方式存在较大差别。业务信息系统类项目的收益多为显性收益,包括业务部门工作效率的提高、运行成本的降低和相关业务竞争力的增强等; 基础设施类项目的收益多为隐性收益,而且从不实施项目将带来的损失的角度比从实施项目将带来的收益的角度来分析效果更好。

三、高校校园一卡通建设和运行的成本分析

高校校园一卡通建设和运行的成本可以分为建设和运行两个阶段,从显性成本和隐性成本两个角度来分析。其中, 建设阶段包括前面提到的准备和实施阶段。

(一)高校校园一卡通建设阶段的成本分析

高校校园一卡通建设阶段的显性成本包括学校内部在建设阶段耗费的各项费用(简称内部成本)和向学校之外的项目建设主体支付的建设费用(简称外部成本) 。校园一卡通建设阶段的内部成本主要包括项目前期的调研和咨询服务费、学校项目组中相关管理和技术部门工作人员的人力成本和办公经费。

校园一卡通建设阶段的外部成本包括卡片采购费用、网络平台建设费用、服务器与存储系统采购费用、软件系统采购与定制开发费用、硬件机具采购费用等。对规模较小的高校,学校大都会将整个系统的建设交给集成商负责。对规模较大的高校,由于学校具备较强的管理能力和技术实力,因此其中的网络平台的建设、服务器与存储系统的采购一般由学校负责。由于减少了流通环节,加之规模较大的高校在设备和服务采购方面具有优势,所以由学校负责网络平台的建设、服务器和存储系统的采购能够降低这两部分的成本。

现阶段,高校校园一卡通建设阶段的隐性成本主要包变革成本和锁定成本。变革成本包括高校在为实施校园一卡通而进行的业务流程和组织结构调整的过程中,清理现有业务流程和组织结构,制定调整目标以及实施、学习和适应调整所花费的人力成本和资金。锁定成本是指在选定了一家集成商提供的方案和软硬件产品后,由于选择不当或者在选择以后只能被动地以集成商提出的价格接受其提供的产品而带来的成本。

(二)高校校园一卡通运行阶段的成本分析

高校校园一卡通运行阶段的成本大部分是相对固定的显性成本,主要包括4个部分:第一部分是网络平台、服务器与存储系统、硬件机具等硬件的日常运行维护费用,第二部分是软件系统的后期维护费用,第三部分是校内运行维护人员的人力成本和办公经费,第四部分是运行中所需的卡片的采购和制作费用。由于前两部分费用在保修期内较少,因此保修期内的运行成本较低。对校园一卡通运行阶段的成本,高校应当未雨绸缪,以免出现保修期后因设备老化、故障率高而引起的系统运行不稳定而且缺乏运行维护资金的窘境。

四、高校校园一卡通建设和运行的收益分析

高校校园一卡通建设和运行的收益可以从显性收益和隐性收益两个角度来分析。高校实施校园一卡通主要看重其隐性收益,即提高学校的管理、服务水平和方便学校师生员工的日常工作、学习和生活。尤其是在校园一卡通兴起之初,由于投资主体多为银行,因此学校大都不过多分析其显性收益。即使有一些面向商户和持卡人收费的政策,也多是出于管理上的考虑。随着校园一卡通在高校中应用的推广,其投资主体日益多样化。当高校逐渐成为校园一卡通的投资主体之后,许多高校开始重视其显性收益。

(一)高校校园一卡通建设和运行的显性收益分析

高校校园一卡通建设和与运行的显性收益可以从3个方面考虑:从发卡、租卡和补换卡等卡务服务中获取的卡片工本费收益,从POS机消费和自助缴费所收取的费用中获取的管理费收益,卡片中的沉淀资金产生的利息收益。

1. 卡片工本费收益

卡片工本费收益是高校从发卡、租卡和补换卡等卡务服务中获取的收益。首先,虽然高校对学生和教职工的首次发卡大都是免费的,但是对校外人员的发卡都会收取工本费。其次,对于流动性较强的校外人员,高校可以提供租卡服务并获取租金。最后,对学生和教职工的补换卡,高校也可以收取工本费。

2. POS机消费和自助缴费管理费收益

从POS机消费和自助缴费收取的费用中,高校可以获取管理费收入。对POS机消费的管理费,高校大都采用按照收费金额的一定比例或者按POS机每月收取一定数额的方式收取。对自助缴费收取的费用,一般采用按照收费金额的一定比例的方式收取。

3. 沉淀资金利息收益

由于校园一卡通采取预交费模式,持卡人需要在卡中预存一定数额的资金,而预存的资金又是以统一的账户存放在银行中的,因此高校可以从持卡人预存的资金(也称沉淀资金)中获取一定的利息收益。

(二)高校校园一卡通建设和运行的隐性收益分析

高校校园一卡通建设和运行的隐性收益可以从高校、持卡人和商户三方面来分析。对于高校,校园一卡通的应用能够提高学校的管理和服务水平,节省人力成本,减少资源浪费,促进校内的信息资源共享,提升学校信息化建设和应用的水平。对于持卡人,校园一卡通的应用实现了“一卡在手,走遍校园”,方便了他们的工作、学习和生活。对于商户,校园一卡通的应用能够加快交易速度,降低现金保管的风险和人力成本。具体来说,高校校园一卡通建设和运行的收益主要包括以下4个方面。

1. 提高高校的管理和服务水平

校园一卡通的应用可以提高学校财务管理、学生管理和后勤服务的水平,节省人力成本,减少水、电等资源的浪费。

在财务管理方面,首先,校园一卡通系统与教务管理系统、图书管理系统、学生宿舍门禁系统等的衔接可以促进学费、住宿费等费用的收取,特别是能够解决恶意拖欠学费、住宿费的问题,改善学校的财务状况。其次,校园一卡通的应用能够消除校内绝大多数现金收费,有效地治理校内的乱收费和“小金库”,预防经济犯罪并降低现金保管的风险和成本。第三,校园一卡通的应用可以帮助财务部门及时、准确地掌握校内商户经营状况并实现商户应缴费用的按时、足额上缴。最后,将校园卡用于财务报销过程中的身份认证还能够杜绝“虚报冒领”的现象,降低财务风险。

在学生管理方面,校园一卡通系统收集的学生消费信息可以帮助学生工作部门准确掌握学生在校内的消费情况,提高贫困生资助的准确度。同时,通过与学生活动管理系统的衔接,校园一卡通在学生活动签到中的应用能够实现学生活动的全过程信息化管理。在后勤服务方面,校园一卡通的应用可以实现水、电等资源类后勤服务的信息化管理,减少资源浪费。此外,以“校园一卡通”取代餐卡、水卡、电卡、洗衣卡、电话卡等各类单一功能卡可以避免重复建设,实现后勤服务的统一管理,降低运行成本。

2. 提升高校信息化建设和应用的水平

作为数字校园的重要基础设施,校园一卡通系统在身份认证、消费缴费、信息采集和数据共享等方面的应用能够提升高校信息化建设和应用的水平。校园一卡通系统收集和补充全校师生员工信息并通过数据交换共享平台将它们共享给一卡通应用平台和数字校园中的应用系统, 实现人员信息的“一处输入、全校使用”,减少各种因身份认证困难或成本高而产生的管理问题。同时,校园一卡通的应用还能够方便地实现师生员工在校内活动信息的自动采集。

3. 方便师生员工的工作、学习和生活

校园一卡通的应用为师生员工的工作、学习和生活带来了极大的方便。首先,校园一卡通以“一卡”取代“多卡”,真正实现了“一卡在手,走遍校园”。其次,校园一卡通的圈存转账功能实现了资金从持卡人银行账户到校园卡账户的自助划转,减少了使用现金的不便和风险。第三,校园一卡通普遍采用的非接触式IC卡使持卡人不必取出卡片即可使用,加快了身份验证和消费的速度。最后,一卡通服务平台还为持卡人提供了全天候、多渠道、使用方便的自助服务平台。

4. 降低商户交易成本

校园一卡通的应用实现了电子化结算,大量减少了现金收取和找零的发生,不仅加快了交易速度,而且降低了商户保管现金的风险和人力成本。同时,一卡通服务平台中对商户提供的营业信息查询和统计功能能够为商户的管理人员提供方便的信息服务,为商户规范化内部管理提供信息支持。

五、高校校园一卡通建设和运行的成本收益分析示例

下面以一所大中型规模的高校A为例,给出校园一卡通建设和运行的成本收益分析示例。为讨论方便,这里仅估算显性成本和显性收益。

假定高校A的发卡量6万张,其中学生3万张、教职工1万张、其他持卡人2万张。校园一卡通系统包含门禁设备1 000套、读写器100 台、POS机250 台、自助设备50台。校园一卡通网络系统采用校园网、卡专网和485网络相结合的模式,卡专网联网建筑物50个,联网点300个( POS数+自助设备数) 。卡片的采购成本为10元/张。学生和教职工的首次发卡免费,补换卡收取工本费20元/张。其他持卡人的首次发卡和补换卡均收取工本费20 元/张。那么,高校A 校园一卡通的建设成本如表1所示,年运行成本如表2所示,年运行收益如表3 所示。其中,高校校园一卡通建设和运行的显性收益除表3 所示的外,还包括向其他持卡人首次发卡获得的卡片工本费收益20万元。

六、结束语

随着校园一卡通的成熟和在高校中的广泛应用,高校建设和应用校园一卡通的需求日益增长。在投资主体多元化、尤其是高校逐渐成为校园一卡通的投资主体的背景下,高校对于建设和运行校园一卡通的成本收益分析的要求日益强烈。

本文在介绍校园一卡通系统的一般构成和信息化项目成本收益分析的概念及方法的基础上,分析高校建设和运行校园一卡通的成本和收益并给出了分析示例。从中可见,校园一卡通能够为高校带来多方面的隐性收益,包括提高高校的管理和服务水平,提升高校信息化建设和应用水平,方便师生员工的工作、学习和生活,降低商户的交易成本等。

同时,校园一卡通系统的运行还能够为高校带来一定的显性收益,包括卡片工本费收益、POS机消费和自助缴费管理费收益、沉淀资金利息收益等。因此,如果能够对校园一卡通的建设和运行进行适当的规划和恰当的管理,高校就能够从建设和运行校园一卡通的投资中获得多方面的回报,从而支持校园一卡通在高校中的可持续发展。