校园一卡通在高校财务管理中的应用

文章出处：http://www.nexussmartsolutions.com 作者：孟凡斌 赵伯君 刘伟科   人气： 发表时间：2011年11月14日

    原来，我们高校内流通着大量的不同类型的卡、证、票，以我校为例，学生手中使用的主要有金龙卡、图书卡、银行卡等，其它证件票据有学生证、上机证、水票、洗澡票等，多种卡、证、票同时并存，各个管理部门卡、证、票又不能通用，这给我们管理带来管理分散、复杂等困难，也给我们师生带来极大的不便，增加了他们的经济负担，同时，现金在校园内大量流动，也容易产生诸如小金库等腐败现象。目前，我校已初步实施了一卡通系统，校园一卡通用一张复合卡来取代各种不同类型的卡、票、证，可以有效解决校园内卡、票、证种类繁多、管理复杂、难度大的问题，是目前高等学校普遍实行数字化校园和校园消费的先进模式。

   1 “校园一卡通”的基本功能

   校园一卡通是一个集综合信息管理和金融服务为一体的多功能复合卡应用系统。可采用与金融卡合二为一或单独采用校园片(“校园一卡通”与银行卡分离，但存在对应接口)的形式，来实现储蓄、校内消费支付、校内管理等功能，主要由两大部分构成：

    1．1 金融卡部分：即由银行发行的磁条卡，与普通的银行金融卡(如电子借记卡)相同，可以实现个人银行账户管理的各项功能，如存取款、转账等，但不允许透支。

    1．2 “校园一卡通”部分：一般是带芯片的智能Ic卡，它存储了使用者的基本信息和电子钱包，一卡多用，可以取代各种卡、证、票，集多功能支付手段和信息认证的智能卡。一张“校园一卡通”就可以实现就餐、图书借阅、学籍管理、考务管理、身份认证等多项功能。

    可见，“校园一卡通”是一个以Ic卡为信息载体基于校内网络的适用于校园消费和管理的网络系统，卡的一部分属于数据区，是存储用户的详细信息用于身份认证的区域，同时还包含存储电子钱包、资金信息等电子支付功能的数据，可以通过对电子钱包信息的处理实现校内支付功能。它应该是与金融卡建立对接，与银行共同发行和管理。银行负责对金融卡的维护和管理，学校负责对“校园一卡通”的管理，在学校设立管理中心，对“校园一卡通”的数据进行统一管理。

    2 “校园一卡通”在高校财务管理中的应用

    2．1 促进了与财务管理相关信息的规范化，加大了学校财务的监管力度。

    大部分高等学校，由于学校规模大，机构多，统计上的数据来源渠道太多，各部门的统计口径不相一致。而财务在报表的编制以及核算上要求的数据同各部门提供的数据的准确与否有直接的关系。校园一卡通系统按照教育部《教育管理信息化标准第一部分：学校管理信息标准》进行设计实施，在一个平台上按部颁标准统一建立各类学生学籍以及教职工各类档案资料数据，一方面减少了各部门在重复录入资料中带来的错漏现象，另一方面也保证了各部门资料的统一性、真实性和可靠性，为财务部门提供了准确的数据来源。由于校园一卡通的应用，大大减少了学校内的现金流通，大部分涉及资金的往来业务，可通过校园一卡通来完成，校内二级单位部门的有偿服务资金收入和资金的划拨，也都是通过校园一卡通系统来进行运作。特别是由于学校后勤社会化改革以后，由于引进了市场竞争机制，某些经营服务工作由社会上的经营实体来承担和管理，通过资金的往来可以了解这些实体的经营情况；与此同时，对收取这些经营实体的资产占用费以及国有资产的保值增值起到了保证作用。

    2．2 增收节支，节约能源和水资源。

    校园一卡通在电控和水控等方面的应用，将会对学校水电费的支出起到有效的控制作用 由于高等学校的规模一般较大，而水电费支出的沉重负担也曾困扰着学校，如何更好地进行水电费的控制与管理，各个学校也都有各自的做法，收效不等。实践证明，电控和水控在很多高校应用以后，是行之有效的，对学校的增收节支发挥了很大的作用，同时也为节约用电和水资源提供了有效的控制途径。

    2．3 加强学校的收费管理，规范学校的经济秩序。

    高等学校的教育事业经费，除了依靠财政拨款以外，很大一部分需要靠高校自身通过办学或科研成果的转让等方式取得。但是，这些收入的取得，必须符合国家的法律法规，收费的项目和标准，必须经过有关政府部门或业务部门的批准，而不得随意收取。因此，如何加强学校的收费管理，规范学校的财务秩序，是高校财务管理的重要内容之一。校园一卡通应用以后，校内所有单位部门，均不得使用现金支付；所有的收入均应通过“卡部”结算账户，直接转入相应的账户。此举不但对学校各部门的创收经费的项目以及标准进行了监督，而且证了创收经费的及时足额上缴，同时，也杜绝账外账和私设“小金库”的行为发生，规范了校内经济秩序，促进了党风廉政建设。

    2．4 促进财务信息化建设，提高了财务管理手段，增强了学校对资金的调控能力。

    校园一卡通的应用，对促进财务信息化的建设以及提高财务管理水平起到很大的作用。通过校园一卡通可查询个人的消费支出情况、个人的收入情况、学生收费情况等。并利用校园一卡通为学生交纳电费、水费、杂费等，提高了财务水平和服务质量。由于校园一卡通的卡部管理中心挂靠学校财务部门，所有校内有偿服务的部门单位的消费资金的往来均在卡部管理中心设立资金结算账户。因此，对这部分资金的集中管理，有利于学校统一调度，增强了学校对资金的词控能力。

    2．5 提高工作的透明度，营造良好的高校社会形象。

    实现与家长的信息互动：银行卡和“校园一卡通”建立对接后，家长可以通过电子邮件接收学校的收费信息、学生的消费情况等。家长可以通过互联网络查询和下载学生在内的资金使用情况，以了解和掌握子女花费动态，可及时在异地为子女补充资金或纠正不当的消费习惯，引导学生形成良好的消费心理和习惯。

    3 “校园一卡通”在高校财务管理信息化应用中需要解决的问题

    校园一卡通是目前高校信息化管理特别是财务管理信息化的先进手段，是未来发展的方向和潮流。然而，在实际应用中也暴露了一些问题，影响了其功能的拓展和管理效率的充分发挥。

    3．1 校园一卡通对财务管理信息与学校其他部门数字信息的格式匹配问题。

    目前高校财务信息由于其特殊性并未与各部门的数据统一格式，财务软件功能基本上是核算，完全局限在常规的账务处理和会计报表上，由于财务软件与其他部门的信息系统没有公共的接口，数据结构不一致，工作起来各自为政，导致学校内部各种资源分散，无法统一管理。建立校园一卡通系统，为满足校园卡应用的需要，必须对原有财务信息的数据格式进行修改或者相互提供统一数据，一方面满足与一卡通系统的数据交换需要，另一方面，以方便与学校其他部门管理信息系统的数据交换，比如说，学费管理系统、学生奖贷助系统需要由教务处、研究生院、成教学院等部门提供学生基本信息；工资管理系统需要由人事、水电、房产等部门提供职工的各种信息 使用校园卡后，各个部门的管理系统的数据编码都会遵循统一的格式，使信息能够共享，部门之间的数据交换也会变得更加容易。这不仅涉及到各部门责任人对一卡通系统的认识，还需要学校相关负责人对一卡通系统的全面协调。否则，一卡通系统不能与学校相关部门顺利联网，将无法发挥其高效的管理效能。

    因此，首先，校园一卡通系统的建设要确保领导重视与支持。信息化是“一把手”工程，领导重视是项目圆满完成的根本保证，主管领导要对一卡通系统的先进性和功能有足够的认识和准确的定位。否则，钱花了不少，管理不到位，不重视系统维护和功能的扩展，其效率无法显现。其次，要做好需求调研分析，将各部门的管理需求和特点搞清楚，使软件的开发设计更具有针对性和实用性。同时，要做好系统建设的组织协调工作，财务、后勤、图书管理等部门职员要密切配合，发扬主人翁精神。再次，分步启用系统功能，先启用消费、考勤等系统，以后不断完善和扩展新的功能，以便稳妥推进。

    3．2 校园一卡通基于银行卡，系统建设应与银行合作，获得双赢。

    校园一卡通适用范围在校园，但它的功能发挥依赖于银行账户和银行的转账服务。一卡通实质上是银行卡服务功能在校园的延伸 一卡通包括校园卡和银行卡两张卡，每张校园卡的用户都同时开通了个人银行卡账户，银行卡账户资金可以方便地划入校园卡，便于在校内支付。因此，有的一卡通系统就是由商业银行直接提供给高校使用，银行从中获得了批量的客户资源，银行卡发卡量和存款规模都会大幅增长，并且学校师生相关的金融服务也随之在该银行办理，给银行带来可观的经济效益。所以，高校一卡通建设要与银行合作，争取由银行提供免费软件，这样，高校不仅可以节省投资额，还能密切与银行关系，在学校建设资金需求上也容易得到满足。相对于高校，银行的信息化程度较高，在信息化建设方面积累了一定经验，校园一卡通建设中与银行合作，对高校财务管理信息化能获得有益的帮助和指导。有的银行在公司理财方面有相应的金融产品，银行利用金融理财产品，可以帮助学校合理地规划现金流，实现资金使用效益的最大化。

    3．3 校园一卡通系统的功能扩展问题。目前，“校园一卡通”在许多学校的应用只是停留在教职工和学生就餐、上机、图书馆借阅、门禁出人和员工考勤等方面，其他扩展功能尚未得到开发。如用一卡通使用体育设施(如游泳、健身)、洗浴、洗衣；选课、学籍注册；教学科研经费报销、校园超市购物、资料复印、领用财物；还有使用一卡通对食堂进货管理、学生宿舍电费管理以及实现与校内其它部门数据信息共享等等。校园卡不仅是个电子钱包，还是一个校内学习、工作的身份通行证。只有将一卡通的功能丰富起来，实现校内各部门、校内与校外银行的联网运行，使全校各类数据具有统一性和规范性，才能充分发挥其信息化手段的管理优势，才能实现其最优的成本效益比。只有其功能扩展了、丰富了，通过频繁的规模化使用，系统的优越性才能真正体现，也才能带动学校各单位各部门信息化管理水平的提高。

    3．4 一卡通运行的稳定性和安全性问题。

    校园一卡通每日消费流水往往在两万条以上，人数多的高校可能更高。虽然现在网络技术已经比较成熟，但在校园一卡通的建设过程中，由于设计、财力、系统管理等方面的因素，对于大规模的系统、分布式应用、广泛的网络接点，给一卡通系统的安全性和稳定性提出了很大的挑战。如服务器、网络通信线路的配置，软、硬件故障的排除能力，对保证校园网络系统承受大容量数据的传输都非常关键。特别是跨校区的网络布局，对于没有专用网络线路的高校，一卡通系统的数据采集、传递的稳定性影响较大。此外，计算机病毒的防治、黑客攻击、用户越权操作等网络安全问题，也是系统管理的主要顾虑。保证校园一卡通系统的稳定性、安全性，除了在网络设计、软件设计等方面采取安全控制措施，以及专业的维护员及时处理故障外。还必须加强校园一卡通在系统管理上的安全控制。管理无法代替技术，技术同样也无法代替管理。许多不安全的因素常常是由于管理问题产生的。安全问题的重要解决办法就是制定相应的管理制度和规范。如在一卡通系统的管理人员选择上，要派有较高的思想素质和责任心，工作细致认真的员工。涉及安全工作，要有两人以上在场协同处理，并做好相关记录以证明安全性已得到保障。与安全管理有关的岗位和职务要实行定期轮换制，并定期进行轮流培训，使安全管理责任落到实处。

    校园一卡通是信息时代高校财务管理信息化的必然产物，随着网络和信息技术不断发展，原有的一些技术和安全问题会迎刃而解。一卡通的推广应用，对于解决高校扩招后学生人数大幅增长，传统行政管理和财务管理模式的弊端有着重要作用。我们相信，在这信息经济时代，校园一卡通必将在高校迎来广阔的发展前景。 

     (文/山东科技大学财务处、山东科技大学现代教育中心/孟凡斌 赵伯君 刘伟科)