基于一卡通平台的高校财务信息管理流程重组

文章出处：http://www.nexussmartsolutions.com 作者：冉洁 丁慧平 张骏温   人气： 发表时间：2011年11月22日

    我国高等教育事业的蓬勃发展对高校的管理水平提出了更高的要求，高校财务管理作为高校管理的核心部分，必须适应时代变化的要求。如何做好网络环境下的高校财务信息管理，也是大家当前关心的热点之一。但目前绝大多数高校的财务管理存在以下困扰： 

    (1)信息孤岛的存在。近年来，高校各管理部门陆续建立了各自的管理信息系统，以便实现办公自动化和加强各自的业务管理。财务管理作为一项重要业务，其数据来源于各个不同的职能部门。涉及高校业务中的方方面面。然而。由于高校各职能部门的应用系统功能不同、建立的时间不同。导致系统设置、数据格式和软件使用都有很大差异。因此部门之间数据只能通过纸质介质或优盘传送，这样就无法避免信息孤岛的存在。造成了财务所需的原始信息更新不同步，数据录入重复。信息难以共享等诸多问题。

    (2)传统的高校财务工作组织模式不适应信息化要求。传统的高校财务工作组织模式是以功能活动来划分的层级组织模式，包括资金管理、财务控制、预算与费用、账务、会计、内部稽核等。这种模式下，每个部门的组织结构是纵深型的。每个工作人员只对自己的上级负责。每个管理者只能在自己负责的业务层面上解决问题。这样的模式缺乏全局考虑，而且信息通过层层传输，失真和损失的可能性很大。

    对于上述存在的问题。本文设想借助高校“一卡通”平台和业务流程再造的基本思想，来重构高校的财务管理流程，实现高校财务信息资源的整合，从而克服上述问题，改善财务部门的管理职能和管理效率。

1 业务流程再造(BPR)理论 

    BPR （Business Process Reengineering ）即企业流程再造，也称企业流程重组，由美国麻省理工学院哈默博士于1990年提出。BPR是指对关键流程中的活动和信息流进行重新审视和设计。从而达到简化流程、降低成本、提高质量和增加柔性的目的。流程再造的理论就是要彻底打破劳动分工的约束。跨越职能部门的条条框框，以流程为核心重建企业的运行机制和组织结构。将传统组织中的纵向职能控制转变为流程中各项活动的横向协调。目前国外许多学者对BPR在工业企业领域应用的讨论产生了很大的反响．国外一些学者开始就BPR在教育行业的应用进行探讨。目前国内对BPR在高校应用的讨论还比较少，只在图 书期刊管理、医院管理方面有所讨论，本文试图从业务层面对高校与财务有关的业务进行设计。

2 利用一卡通平台来整合高校财务信息管理 

    校园一卡通是集学校综合管理和金融服务为一体的多功能复合卡应用系统。本文从高校各部门的功能角度进行了分析。设想通过一卡通平台来集成各部门的财务数据。把全校的主流信息、公共数据有效地管理起来，实现全校范围内的数据共享。从而实现整个学校的全面信息查询和决策分析。 

图1 一卡通网络平台示意图

    通过一卡通这个中心数据库平台，使得校园内各个应用系统的财务信息实现集成，实现高校的财务信息化，同时同步地更新财务信息，将财务会计流程与全校的业务管理流程有机地融合在一起，而每个部门应用性系统程序仍然独立运行。保持相互间的松耦合度，使得局部的变动不至于传递到整体，但其他各部门可以调用和浏览数据。也就是说，当业务发生时，由业务的责任部门负责录人信息，当信息进人系统后，立即存储在一卡通数据库中的指定字段，不再需要其他个部门或其他员工再录入一遍。这样。所有被“授权”的人员可以共同调用相关的数据，做到实时、迅速响应变化；同时，哪个部门负责录入，哪个部门就对其提供的数据的真实性、准确性和及时性负责。这样所有管理人员都依据统一、实时的信息来源做出决策。避免了不同的单位或个人，由于信息所依据的来源不同而做出相互矛盾的决定，从而避免了管理决策的混乱。 

    这种设计也便于统计分析各种信息。有授权的部门既可以通过一卡通平台查询以某个学生为主体的缴费、选课、医疗、消费等所有与其相关的横向信息，也可查询以某个部门为主体的纵向信息。例如以学院为主体的缴费、医疗、消费、奖惩等信息。所有信息可进行条件查询或模糊查询。并且提供图形化的统计界面。为领导提供决策支持。系统结构示意如图1，数据流程示意如图2。

图2 数据流程示意图

    高校财务管理中的预算管理、资金管理、工资管理、税收管理、票据管理等业务均涉及全校各部门，应该充分发挥网络优势，对传统财务管理业务流程进行再造和重组，并嵌人控制系统，实现数据库的统一，减少各部门在重复录人数据过程中带来的错漏现象，保证各部门数据的统一性、真实性和可靠性，为财务部门提供准确的数据来源。比如，实行弹性学分制管理后，学生选课和成绩与其按学分交费有直接关系。每个学生按照自己的情况决定毕业年限和修课门数。那么按照学生的选课情况计算出来的每人应交的学费就各不相同。导致财务处与教务处必须及时交换信息，使教务处的学生管理工作与财务工作密切相关。 

3 一卡通中心数据库对各职能部门的功能分析 

3．1源数据的取得 

    学校的各个业务部门是数据采集的来源，通过录入或导入原始数据．并由各业务系统处理后形成数据源。数据源遵循“谁提供淮负责”的原则，由相应的责任部门对提供的数据进行修改和更新，若出了问题该部门也要承担责任 存入一卡通中心共享数据库的信息将采用全校统一的信息标准来没计，数据库的数据共享将得到解决。经过对高校各部门的业务进行调研，以及对应用系统间关系的跟踪研究，各职能部门负责提供的数据如表1所示：

表1 各部门提供给一卡通平台的数据表

3．2 数据的整合共享 

    一卡通中心数据库向下从数据源集成数据并保持更新同步，成为各个应用系统之间的共享数据通道；向上发布经过财务处理的数据，作为统计分析服务的数据源。财务处相当于一个业务部门，利用各单位提供的数据源，进行各种财务计算和加工．处理后的财务数据传回一卡通数据平台，供各个单位和个人调用和查询。 

经财务处理后供各单位查询的数据如表2所示。每个单位和个人可以通过各自的权限来实现写入和读出中心数据库，以不同权限打开中心数据库的界面也是各不相同的。

表2 经过财务处理后供各单位查询的数据

4 一卡通中心数据库的权限设定 

    (1)各部门的管理业务各不相同，但并不是所有数据都需要写入中心数据库中。对于有些部门特殊的业务数据，可以通过该部门的应用子系统来实现管理。
    (2)通过一卡通网络把学生(教工或者临时人员)的所有公用信息都储存进去，各部门可以通过网络修改该部门特有信息的字段，并查询它的相应信息。每个部门负责提供一些特有信息，只有该部门有权利修改其特有信息，其他部门只能调用或查询，并不能修改。比如学生信息只能由学生处提供，其他部门必须从一卡通平台中学生处提供的学生基本信息中来提取，这样就保证了各个部门间同一数据的一致性和唯一性，解决了信息的共享和同步更新的问题。丽这些信息中最为重要的财务信息也就自然地被集成、存储、管理和利用起来了。
    (3)对所有部门提供的数据，一卡通中心负有监督责任，各部门所能调用和查询的数据，也由一卡通中心负责设定。每个部门需要账号和密码才能查询到与自己业务有关的数据，其界面也各不相同．如有必要，可采取保密措施，防止机密信息的泄露。

    通过权限设定有效地传输或沟通各种信息．使财务工作者能够有效地取得他们在执行、管理和控制业务过程中所需的信息，并能确保信息的安全性。 

5 结论及待进一步研究的问题 

    通过一卡通平台把全校的管理信息系统构成一个统一体，形成了完整的学校信息管理系统，有如下好处：(1)使学校内部各环节有机地协调起来，实现数据的联动。使财务信息变得更加开放，可以直接从各部门调用数据。(2膜财务工作人员从烦琐的账务处理工作中解脱出来，有时间作信息分析处理、预测决策等。(3)使组织更加扁平化，减少信息传递的层级数，避免信息失真。(4)从事后控制变为事中控制和事前控制，管理者可以随时了解和掌握财务状况，充分实现在线管理、及时控制、科学预测，实现决策科学化。

    尽管网络系统的开放性为信息共享提供了方便，但在信息共享的同时，也必须进行安全方面的考虑，防止信息泄露和被盗。随着高校的发展，各单位的业务和相互关系是不断变化的，随着高校规模扩大、管理与控制幅度增大，本文列出的数据表远远不足。要适应形势的发展．一卡通平台必须设计足够的供拓展和改善的接口，并可以根据业务的变化来不断调整、改善一卡通平台中各部门的权限以及相互的制约关系。

作者简介：丁慧平，北京交通大学经济管理学院教授，博士生导师。
冉洁 北京交通大学 计财处    张骏温  北京交通大学 信息中心

主要参考文献
[1]骆良彬，F河流．高校财务信息化问题研究．中国管理信息化，2006，9(5)．
[2]赵龙，金伟民．“校园一卡通”对高校财务T作的影响分析．引进与咨询，2006．(4)．
[3]汪小洲，洪晓军，周围君．业务流程再造在美国高等教育中的应用及启示．高等农业教育，2006，(1O)：89—9O．