校园一卡通对高校财务信息化管理的影响

文章出处：http://www.nexussmartsolutions.com 作者：刘付婷   人气： 发表时间：2011年11月23日

　　近年来，国内许多高校在数字化校园建设方面做了各种有益尝试，其中以“校园一卡通”尤为普遍。“校园一卡通”是“数字化校园”建设的切入点，是校园数字化的重要手段与介质之一，是促进高校财务管理信息化建设，提高财务管理水平和管理效益的重要举措。随着“一卡通”系统在高校管理中优越性的显现，国内许多高校都纷纷投资建设。深圳大学与银行联手，也研制开发了“校园一卡通”。在校园投入使用不到一年时间，通过连接部门间的各个终端，将个人与部门、部门与部门间的现金往来转变为非现金往来，既节省了收支成本，又实现了安全高效的资金划拨，而且对资金安全往来、统计、对账、信息共享都具有人工操作无法比拟的优越性。作者结合深圳大学校园一卡通在数字化校园建设中的应用现状，分析“一卡通”对高校财务管理信息化产生的深刻影响，提出目前尚需要注意解决的问题及其对策。

　　一、校园一卡通系统的应用

　　校园一卡通信息管理系统是针对学校的综合管理而设计开发的。该系统综合先进的IC卡技术及网络通讯技术，不但满足了学校不同管理层次的需要，而且解决了各种规格管理卡的兼容问题。一卡通在校园网中起着通行桥梁的作用，通过它与学校其他管理系统模块的信息连接，将整个校园连成一个数据网，使校园各方面的管理，尤其是财务管理实现高度信息化。“校园一卡通”系统有效地将银行卡金融功能与电子钱包、身份识别等多种综合应用功能集于校园卡一身，只要使用校园卡就可实现就餐、购物、上机、体育、娱乐、医疗和图书借阅、教务管理、人事管理、自助缴费等，真正体现“一卡在手，走遍校园”。

　　二、校园一卡通系统的主要功能

　　1.消费支付功能。银行—校园卡，以卡代币，通过校园卡内的电子钱包，持卡人可以在校园内任意一个与系统联网的消费网点以卡结算，实现数字化、电子化货币结算。
　　2.身份识别功能。校园卡表面印有持卡人身份标识，如学号或职工号、姓名、照片以及所属单位等，且针对教职工、临时工和学生等不同身份印制各种不同底色的卡片，实现视觉身份识别。校园卡的IC芯片和数据库系统中存有持卡人的身份信息，实现校园内的电子身份识别，取代了各种证件。
　　3.与其他系统的挂接与捆绑功能。高校管理信息化建设中的各个系统，如教务管理系统、学生学籍管理系统和图书管理系统等，都可以通过平台预留的扩展接口与校园一卡通系统联网，实现信息资源共享，提高管理效率。
　　4.银行卡、校园卡有机结合。银行卡与校园卡有机结合，互通转账，使校内财务管理实现信息化。持卡人可通过圈存机从银行卡中将所需金额转入校园卡内，实现自助转账，也可由学生同银行和卡务中心签订协议，当校园卡上的余额低于一定金额时，由银行卡中自动将款项划到校园卡中，实现约定转账。系统支持对计划经费、科研经费的管理，还可利用卡收取学生学杂费等。通过建立校内结算中心，可以使各部门的往来结算实现统一管理。

　　三、校园一卡通对高校财务管理信息化的积极作用

　　学校的财务管理涉及全校日常活动的各个环节，与广大教职员工和学生的切身利益息息相关，校园一卡通的推广与使用极大地方便了教职员工和学生的学习与生活，减少了他们携带各种证件和现金的不便，同时大大推动了高校财务管理信息化进程。

　　校园一卡通对高校财务管理信息化的积极作用主要体现在：

　　1.加快学校财务管理信息化建设，提升了学校财务管理水平。高校财务管理信息化是建设“数字化校园”的必要环节，其程度的高低是衡量高校财务管理水平的重要指标。以往由于高校规模大，机构复杂，统计数据来源渠道多，各部门统计口径不一，又无统一的信息编码标准，且考虑到财务信息的安全性和机密性等原因，使财务信息不能与学校其他相关部门共享交换。而校园一卡通系统是按照教育部《教育管理信息化标准(第一部分)：学校管理信息标准》设计实施的，不仅规范信息来源的格式，提高信息录入质量，而且强大的身份认证系统又为财务数据的安全提供了有力保障，使财务信息的相互共享交换成为可能，提高了学校信息资源的利用率和整合度，加快了学校财务管理信息化建设，提升了学校财务管理水平。
　　2.加强高校收费管理，规范高校经济秩序。由于传统的财务管理模式缺乏支持财务统管的技术手段，致使高校在预算外资金的管理不同程度地存在收款不上交、坐收坐支、私自挪用和私设“小金库”等现象，长期困扰着高校的财务管理。校园一卡通系统的应用，使这一难题迎刃而解，校内的有偿服务不再收取现金，而是通过校园卡的电子支付功能，将各种收费从校园卡的电子钱包中通过“一卡通”系统直接划转到相应的财务账户中，大大减少了校园的现金流量，使经办人员挪用公款无机可乘，杜绝了收入不上交，账外循环的“小金库”现象，保证了创收经费的及时足额上缴，实现学校财务统管。另外，各服务机构的收费行为完全透明的置于信息化系统中，有利于学校对其创收经费项目和收费标准进行监督，对不合法、不合理、未经有关政府部门或业务部门批准的收费现象及时制止或纠正，加强收费管理，规范高校经济秩序，促进党风廉政建设。
　　3.方便快捷的组织学校收入，创造网络化财务营运。“一卡通”可以使校园内种类繁杂的收费项目通过校园卡完成，如学生学费缴交，财务处通过“一卡通”系统将学生缴费信息传送到网上，由银行代扣代缴，每天根据银行扣款情况进行结算；持卡人到校医院看病，可用校园卡交纳挂号费、医药费，学生到教材中心购买教材、到教务处交重修费、到图书馆检索复印资料、参加计算机考试交纳报名费等，均可通过校园卡在自助机上实现交费过程，无须使用现金，财务部门根据自助机上确认的交款金额作相应的收入核算处理，方便快捷的统管学校收入，创造网络化财务营运模式。
　　4.改进财务管理方式，提高财务工作效率。校园一卡通平台借助强大的计算机网络技术，把繁杂的财务数据交由计算机处理，使财务管理实现了从事后到实时的转变。如现行的学生学杂费收缴虽然实行计算机管理，但是由于没有和银行联网，导致学生缴费信息严重滞后，而且频繁地通过移动介质传递财务数据，安全性不高，容易出错，不利于学生收费管理，而借助校园卡平台，可以很好地解决这些问题，极大地简化了缴费流程，只要财务处向银行发送收费信息和指令，通过认证后，银行可以立即从银行卡账户中代扣，并且实时将学生的缴费、欠费信息反馈给财务处，实现了学生缴费的实时管理，使高校财务人员从繁锁的学费收缴工作中解脱出来，既节省人力资源，又提高收费效率。校园卡中电子钱包功能使用便捷，可轻松交纳各种小额零星费用，消费时只要将卡在消费机上轻轻划过，就完成了费用划扣，通过消费机和网络，就能够完成交易金额的汇总，而且不收现金免去了找赎麻烦，省去了现金管理、现金结账、上缴结算等环节，使收费部门工作强度大大减少，部门设置及人员配备也适当减少，大幅提高工作效率。
　　5.缓解了学生恶意拖欠学杂费问题，及时收回资金。大学生欠费是目前高校财务管理面临的严重问题。随着近年高校扩大招生，在校生数以万计，难免有部分学生钻空子，恶意欠费。通过校园卡网络信息功能，可以随时随地掌握学生的消费情况，大致分析出学生的生活水平，从而区分贫困生与恶意欠费生，并根据贫困生的具体情况分别给予不同程度的资助。通过网络，还可实现与部门的信息互动，了解学生个人信用档案，为贫困生办理贷款提供审批依据。针对恶意欠费学生，控制校园卡的使用，使其不交费就无法进行学籍注册、成绩登录、图书借阅和上机等活动，通过“被动方式”提高学生主动性，确保学校能够及时收回资金。
　　6.加大对后勤的财务监管力度。校园一卡通的应用，校内大部分资金的往来业务包括二级单位部门的有偿服务资金收入和资金的划拨，都通过一卡通运作。后勤服务的一大块资金纳入到学校财务处统一管理，使财务处清楚的了解到后勤各班组的经营情况。特别是后勤社会化改革后，由于引进了市场竞争机制，某些经营服务工作由社会上的经营实体来承担和管理，通过资金往来可以了解这些实体的经营情况，对收取经营实体资产占用费及国有资产保值、增值起到了保障作用。
　　7.财务管理方式变化，增强了学校对资金的调控能力。校园一卡通改变了校园消费的现有模式，将所有在校提供的有偿服务机构的账户资金集中起来，另外，银行卡中的款项圈存到校园卡中，不管个人是否消费，其资金已从个人账户划转到学校账户中，这些资金沉淀有利于学校周转使用，减少筹资成本，从整体上增强了学校对资金的调控能力。
　　8.系统建设与银行合作，获得双赢。校园一卡通适用范围在校园，其功能发挥依赖于银行账户和银行转账服务，其实质是银行卡服务功能在校园的延伸。一卡通系统由银行直接提供给高校，不仅可从中获得批量客户资源，银行卡发卡量和存款规模都会大幅增长，且与师生相关的金融服务也可随时办理，给银行带来可观经济效益，故高校数字化建设与银行合作，既可争取银行提供免费软件，节省高校投资，又可加强与银行的密切联系，在学校建设资金紧缺时得到支持，相对高校，银行在信息化建设方面积累了一定的经验，校园一卡通建设与银行合作，有益于规范高校财务管理。当银行在理财方面有相应的金融产品时，可帮助学校合理规划现金流，实现资金使用效益最大化。

　　四、完善一卡通在高校财务管理中的对策

　　校园一卡通是目前高校信息化管理，特别是财务管理信息化的先进手段，是未来发展的方向。然而，在实际应用中也存在一些问题，影响了其功能的扩展和管理效率的充分发挥，应给予重视并逐步完善。

　　1.财务管理信息与高校其他部门数字信息的格式匹配。目前，高校财务软件功能基本上是核算，完全局限在常规的账务处理和会计报表上，对于会计电算化数据，财务人员本身或财务部门内部终端能够实现共享，但财务部门外部的有关人员，由于财务软件与其他部门的信息系统没有公共的接口，数据结构不一致，工作起来各自为政，导致学校内部各种资源分散，无法统一管理。使电算化网络的最大优点共享性不能有效发挥，影响了其他部门利用会计资料进行相关决策。
　　校园一卡通系统需要对原财务信息数据格式进行修改，一方面是满足一卡通系统数据交换的的需要，另一方面，方便与学校其他部门管理信息系统的数据交换。校园一卡通系统的建设不仅需要领导重视与支持，要做好需求调研分析，将各部门的管理需求和特点搞清楚，使软件的开发设计更具有针对性和实用性，且要做好系统建设的组织协调，财务、后勤、图书管理等部门要密切配合。
　　2.一卡通系统的功能扩展。目前，“校园一卡通”在许多学校的应用仅停留在教职工和学生就餐、上机、图书借阅、医疗、体育、娱乐、选课、学籍注册等方面，其他扩展功能尚未得到开发，如领取物资、考勤、邮局、门禁、乘车等，另外，要加快财务管理信息化进程，应进一步扩展远程教学科研等经费实时结算、教职工津贴及补贴、学生奖助学金直接划转，以及实现财务成本控制，如控制学生宿舍水电节能管理和办公成本等。只有扩展其功能，通过频繁的规模化使用，系统的优越性才能真正体现，才能带动学校财务管理信息化管理水平的提高。
　　3.一卡通系统的运行稳定与网络安全。校园一卡通每日消费流水号数以万计，虽然现在网络技术比较成熟，但在校园一卡通的建设过程中，由于设计、财力、系统管理等因素影响，大规模的系统、分布式应用和广泛的网络接点，对校园一卡通系统的安全性和稳定性提出严峻挑战，如计算机病毒的防治，黑客攻击，用户越权操作，以及服务器网络通信线路的配置，软硬件故障排除，加之财务人员因自身的专业局限性，对网络和系统的知识层次还不能完全胜任系统维护和管理需要，故在网络系统发生故障时，要保证有专业维护人员及时处理，确保一卡通系统的安全稳定运行。
　　4.一卡通系统管理的财务安全控制。使用一卡通加强财务管理时，要对传统的财务内部控制做相应补充，权限设置要合理。在一卡通系统管理人员选择上，要派思想素质好和责任心强、工作细致认真的员工，对校园卡数据系统的管理人员分工要明确，与安全管理有关的岗位，用人要积极稳妥，要实行定期轮换制，加强定期轮流培训，使安全管理责任落到实处。同时财务部门要制定相应的校园卡管理制度，如《校园卡管理水电费制度》、《校园卡收费管理制度》和《校园卡管理经费结算制度》等。
　　5.圈存资金的管理使用。圈存资金就是一卡通持卡人通过指定的圈存方式，将现金和存款转移并归集到一卡通结算账户内，用于进行一卡通消费与结算的资金。本系统采用的是先充值后消费的形式，因此形成一笔数目庞大的校园卡圈存资金。校园卡的圈存资金主要源自高校教职工和学生，因此，有必要成立一个由高校选派代表组成的资金管理小组，定期对圈存资金的来源情况，使用情况进行检查；对大笔资金的使用进行讨论审批，并进行使用情况跟踪、调查。银行应配合学校监管圈存资金的使用，圈存资金的开户银行应协助高校监管资金的划拨和支出，资金需专款专用，资金管理小组工作时应向开户银行出具校方委托函，明确账户内的资金划出审批权限，限额和对方账户名单。另外，应定期聘请会计师事务所对圈存资金的使用和结算情况进行专项审计，对经营财务情况进行审计，并出具审计报告。

　　校园一卡通对理顺高校财务关系，强化财务管理，实现高校财务管理信息化所提供的支持是不言而喻的。校园一卡通规范化的管理，优质化的服务，推进高校财务管理系统逐步完善，从而使高校财务管理水平跨上新台阶。