银校一卡通中的一些会计问题研究

文章出处：http://www.nexussmartsolutions.com 作者：李晓宇   人气： 发表时间：2011年11月23日

    1 引 言

    由于与银行联网的一卡通系统取代了单位管理和职工、学生生活中所使用的各种个人证件和现金支付手段。使得银行、商户、卡户、学校各方实现了多赢：银行吸纳了资金。商户保证了资金安全。学校改善了办学条件且节约了投入；学生既可以在单位内外银行网点实现圈存、圈提、取现，又可以在指定商户消费等。方便了生活。但同时也产生了很多问题，如银校一卡通系统中的会计主体模糊、财务数据不共享等。如果能作进一步的数据挖掘。使系统内在的各项数据尽可能达到资源共享。如设计一卡通系统与成本系统的接口、与人力资源系统的接口、与后勤管理系统的接口以及与财务系统的接口等。则不仅可以避免一些数据的重复和冲突，亦可达到真正利用一卡通系统的目的，使一卡通真正一卡通用口。本文就银校一卡通系统中的会计主体选择、财务数据接口方法进行了探讨。设计了自动转账系统以实现之，并就自动转账系统中的E-R图、文件设计、处理过程给出了实现方法。 

    2 银校一卡通系统中的会计主体选择

    根据制度规定。凡是涉及资金运动的业务。必须进行相关的账务处理：因此，当银校一卡通系统发生经济业务时，必须做相关的账务处理。但其会计主体却难以选择：银行有自己的系统，和银校一卡通系统对账，仅仅遵从惯例，为了确保圈存、圈提、取现等资金数据正确；卡户的信息不仅仅存储于一卡通服务器，在自己的卡上也有相关的信息；商户自己每天也在各自的POSE机终端记录发生额。

    那么，一卡通系统为谁记账呢? 

    其实，一卡通系统是个虚拟系统，其中流动的是虚拟的电子货币。乃一不折不扣的虚拟企业，对上述各方进行协调、管理、服务。因此。银校一卡通系统的会计主体即为此虚拟的单位。

    3 银校一卡通系统与会计核算系统的数据接口设计

    由于一卡通系统以卡户、商户和银行为主要数据处理对象，而会计核算却以会计科目为处理对象。所以二者间存在数据的不一致。为了达到记账的目的，就必须将一卡通系统的数据转化为会计核算系统能够识别的形式。再传递到会计核算系统中。此即一卡通系统的会计核算数据接口。

    3．1银校一卡通系统的E-R图

    银校一卡通系统的具体业务处理表述如下：

    (1)新生报到时，由一卡通部注册发卡； 
    (2)学生持卡到指定银行开户，圈存； 
    (3)学生持卡到各商户进行消费； 
    (4)POSE机终端将卡户消费信息传递到一卡通系统中： 
    (5)银行、商户、卡户每天和一卡通部进行对账，确认是否有数据失败或存在未达账项： 
    (6)更新商户、卡户信息，如挂失、冻结、冲账等； 
    (7)产生商户、卡户、银行各项输出； 
    (8)定期做数据备份； 
    (9)一卡通在当天对账完毕，需要将业务按科目进行归集，并生成转账凭证，将业务传递到账务系统中。 
    (10)作凭证审核，数据作为正式资料进入财务系统。

    上述一卡通系统与账务系统接口的E-R图如图1所示。 

图1 E-R图

    3．2 自动转账分录的定义

    上述流程中，每次处理此类业务时。一卡通系统通过查询自动转账分录调出会计科目、借贷方向和摘要，并根据自动转账分录文件的调用模块、会计科目数、借贷方向确定科目和方向，根据计算公式确定数据来源，生成机制转账凭证，存入凭证暂存文件。如何设计金额计算公式是自动转账的关键。

    主要涉及的文件有： 

    (1)自动转账分录文件。可以在账务处理系统中设立专门文件存放自动转账分录，简称自动转账分录文件。该文件(ywm.dbf)的结构如下：HEADING(科目号，由初始化时设定，编码同账务处理)、MARK1(调用模块，标志该业务调用模块，其调用模块的代号可在系统初始化中规定)、MARK2(会计科目数，标志本笔业务在进行复式记账时所涉及会计科目的个数，可在系统中规定其编码)、MARK3(借贷方向，标志该科目的借贷方向)、SUMMARY(摘要)、FORMULA(计算公式，描述金额的产生方法)、DATE(日期，最后一次用于编制机制凭证的日期)、RELA (分录属性，相关分录或独立分录)、NUMBER(次序。产生机制凭证的优先次序)。

    (2)科目余额库(Kmfile．dbf)。包括科目字典文件和科目余额文件。根据关系规范化原则圆，其结构如下：科目号、科目名、借贷标志、账户类别、年初余额、借方发生额累计、贷方发生额累计、借方数量累计、贷方数量累计、借方外币累计、贷方外币累计、借贷标志等数据项。合并后的文件内容简单举例如表1所示。

    文件中的项目说明如下：

    ①一个科目为一条记录；以科目号为索引关键字。 
    ②“账户类别”项目反映该账户所属的明细账户格式。
 

    ③具体记录。

    见财政部颁布的会计科目表。

    以上文件的内容必须提前定义。

    (3)凭证库。用于存储变动数据的文件。是3个库结构相同的文件一临时凭证文件JZPZ0．DBF)、记账凭证文件(JZPZ1．DBF)和备份凭证文件{JZPZ2．DBF)。根据关系规范化原则。每个凭证库文件又分解为如下两个文件：凭证号文件(日期、凭证号、摘要、附件、录入、审核)和经济业务会计科目对应关系文件(凭证号、科目代码、金额、借贷方向)。由于两个文件存在函数传递依赖关系。因此。需按照“凭证号+科目代码”建立关联。

    凭证号文件的组织方式与经济业务会计科目对应关系文件的组织方式不同。凭证号文件以凭证为操作单位：而经济业务会计科目对应关系文件不仅按“凭证号”建立索引，还要按“科目代码”建立索引。因为明细账、日记账都是某一科目所有经济业务的集合，当需要产生明细账或日记账时，必须根据科目字典文件、凭证号文件和经济业务会计科目对应关系文件等生成账册。

    3．3数据自动传递的实现过程

    一卡通在当天对账完毕之后．就需要将业务按科目进行归集，并生成转账凭证，将业务传递到账务系统中。

    机制转账凭证生成的处理过程如下：

    ①分别打开一卡通系统业务文件、自动转账分录文件、凭证号文件和经济业务会计科目对应关系文件。 
    ② 扫描自动转账分录文件，检查调用模块的值。判断该业务调用模块是否变化；如变化，则结束生成过程。 
    ③凭证号文件，增加一个空记录，登记凭证日期、凭证种类、附件张数等内容。 
    ④检查自动转账分录文件会计科目数的值，判断本笔业务涉及会计科目的个数是否全部完成数据采集；如会计科目数的值变化．则本笔业务数据采集完毕。重复步骤②。 
    ⑤选择经济业务会计科目对应关系文件。增加一个空记录，按照自动转账分录文件当前记录的科目号、借贷方向的值登记本文件的科目代码和借贷方向。 
    ⑥根据自动转账分录文件当前记录的计算公式的值，从一卡通系统业务文件中计算本科目的发生额，再将发生额填列到经济业务会计科目对应关系文件的金额中。 
    ⑦ 自动转账分录文件的记录下跳一条。 
    ⑧重复步骤④ 。在凭证生成过程中，除却多次循环获取会计分录外，系统将即时获取日期、凭证种类、附件张数等内容。

    4 结语

    上述一卡通系统与账务系统间的数据传递。每一个工作日结束，都需进行一次；在进行数据传递之前，首先把好“入口”，要做好输入数据的复核工作，消除未达账项以及错误账项的影响。如此，才能真正将一卡通系统中的电子货币管理起来。

    (天津师范大学经济学院　李晓宇)